Онлайн-касса для ИП: когда нужна, из чего состоит и как подключить

Коротко

Онлайн-касса — что это значит нужна почти каждому ИП, который принимает оплату от обычных людей: наличными, картой, по QR или на сайте. Касса формирует чек и сразу передаёт его в налоговую через оператора фискальных данных.

Кассу можно не ставить:

• если вам платят только компании и ИП переводом на расчётный счёт;
• если вы самозанятый: чек формируется в приложении «Мой налог»;
• в отдельных видах деятельности из списка ФНС, например ремонт обуви, присмотр за детьми, сдача ИП в аренду своего жилья.

Зарегистрировать кассу можно онлайн в личном кабинете на сайте ФНС, это занимает несколько минут.

Кому нужна касса

• Покупатели платят наличными или картой в магазине, кафе, салоне

  Нужна ли касса

  Да

• Оплата по QR через СБП от покупателей

  Нужна ли касса

  Да

• Продажи на своём сайте с оплатой картой

  Нужна ли касса

  Да, онлайн-касса для интернет-магазина

• Компании и ИП платят по счёту на расчётный счёт

  Нужна ли касса

  Нет

• Самозанятый без ИП или ИП на НПД

  Нужна ли касса

  Нет, чеки в «Мой налог»

• Виды деятельности из списка исключений ФНС

  Нужна ли касса

  Нет

Если вы принимаете от покупателей оплату картой или по QR, чек обязателен, поэтому эквайринг почти всегда подключают вместе с кассой. Об эквайринге подробно в статье «Эквайринг для ИП».

Кто может работать без кассы

ФНС приводит полный список. Среди видов деятельности, понятных малому бизнесу:

• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт ключей и металлической галантереи;
• присмотр и уход за детьми, больными, пожилыми и людьми с инвалидностью;
• сдача ИП в аренду жилья, которое ему принадлежит;
• торговля в киосках мороженым, в розлив безалкогольными напитками, молоком и водой;
• продажа газет и журналов в киосках при определённых условиях;
• торговля на рынках и ярмарках с открытых мест, кроме отдельных непродовольственных товаров;
• вспашка огородов и распиловка дров.

Исключения не действуют, если вы продаёте подакцизные или маркированные товары. Полный и актуальный список смотрите на сайте ФНС о контрольно-кассовой технике.

Из чего состоит касса

1. Сам аппарат. Классическая касса с принтером чеков, смарт-терминал, где касса и эквайринг в одном устройстве, или облачная касса для интернет-магазина.
2. Фискальный накопитель. Блок внутри кассы, который хранит и подписывает чеки. Его меняют раз в 15 или 36 месяцев, в зависимости от вида деятельности и режима: например, плательщики патента и сфера услуг могут менять раз в три года.
3. Договор с оператором фискальных данных (ОФД). Через него чеки уходят в налоговую. Это ежегодная плата.
4. Программа для торговли. Каталог товаров, учёт продаж, иногда платная подписка.

Касса и накопитель должны быть в реестрах ФНС. Проверить модель и заводской номер можно на сайте ФНС.

Сколько стоит

Цена складывается из покупки или аренды кассы, фискального накопителя, ОФД и программы. Банки и операторы часто предлагают комплект: касса вместе с эквайрингом, иногда в аренду с ежемесячной платой. Сравнивайте общую сумму за год, а не только стоимость аппарата.

Если вы только начинаете, аренда смарт-терминала с эквайрингом от банка часто оказывается проще покупки: не нужно отдельно разбираться с накопителем и ОФД.

Как подключить кассу

1. Выберите кассу под свой бизнес: стационарная для магазина или кафе, смарт-терминал для салона или выездной работы, облачная для сайта.
2. Заключите договор с ОФД.
3. Зарегистрируйте кассу в налоговой в личном кабинете ИП на сайте ФНС. Понадобится электронная подпись. В заявлении указывают модель и заводской номер кассы и накопителя, адрес и место установки, ОФД. По данным ФНС, регистрация занимает около 5 минут.
4. Получите карточку регистрации кассы в личном кабинете и начните выдавать чеки.

Маркированные товары

Если продаёте товары с обязательной маркировкой, например одежду, обувь, лекарства или молочную продукцию, касса должна уметь работать с маркировкой и передавать коды в систему «Честный знак». Уточните это у продавца кассы до покупки.

Пример

Чек-лист

Продукты из каталога, о которых идёт речь, — с текущими условиями. Это не рейтинг и не рекомендация: сравните их по пунктам выше.

Промсвязьбанк

Расчётный счёт + Торговый эквайринг

Комиссия

1%

по картам; QR через СБП — 0,4–0,7%

Обслуживание

0 ₽

по тарифу «1+1»

Оборудование

нет данных

Перейти в банк

Реклама · ПАО «Банк ПСБ» · erid: 2W5zFJBn4ru

ПодробнееСравнить

В сравнении уже 3 продукта

Выберите, какой продукт заменить на «Расчётный счёт + Торговый эквайринг».

Оставить текущий наборОткрыть сравнение

Банк Санкт-Петербург

Торговый эквайринг

Комиссия

от 0,9%

зависит от сферы деятельности

Обслуживание

нет данных

Оборудование

бесплатно

на срок договора, без арендной платы

Перейти в банк

Реклама · ПАО «Банк «Санкт-Петербург» · erid: 2W5zFHBqVuj

ПодробнееСравнить

В сравнении уже 3 продукта

Выберите, какой продукт заменить на «Торговый эквайринг».

Оставить текущий наборОткрыть сравнение

Нужна помощь с выбором банка, эквайринга и кассы? Бесплатная консультация с основателем Афины.